نکاتی برگزیده در راستای اجرای یک مناقصه ی قانونی (بخش دوم)/ علی قائدرحمتی

 

نکاتی برگزیده در راستای اجرای یک مناقصه ی قانونی (بخش دوم)

علی قائدرحمتی ‌(رئیس اداره ی حقوقی، املاک و حمایت قضایی کارکنان اداره کل آموزش و پرورش استان لرستان)

---

نکته دوم : کمیته فنی بازرگانی

هیأتی است با حداقل سه عضو خبره فنی بازرگانی صلاحیت دار که از سوی مقام مجاز دستگاه مناقصه گزار " مدیر کل استان " انتخاب می شود و ارزیابی فنی بازرگانی پیشنهادها مطابق مفاد ماده 19 قانون و سایر وظایف مقرر درقانون را به عهده دارد.

– هرگونه ارزیابی فنی بازرگانی ، تنها پیش از گشودن پیشنهادهای قیمت " پاکت ج " مجاز است " ردیف ج ماده 19 قانون " : می بایست پاکت پیشنهاد قیمت مناقصه گرانی که حداقل امتیاز فنی بازرگانی را کسب نکرده و پذیرفته نشده اند ناگشوده به آنها در قبال اخذ رسید مسترد گردد . " بند د ماده 19 قانون "

در تعیین و ابلاغ کتبی اعضای کمیتۀ فنی بازرگانی و با امضا مدیر کل استان دقت شود که حداقل سه عضو خبره عضویت و نظرات کارشناسی آنها مد نظر و صورت جلسه را " صورت جلسه با یک فرمت مناسب مناقصات تهیه گردد " تهیه و امضا نماینده در این خصوص پیشنهاد می شود کمیته مذکور با مسئولیت یکی از معاونین ذیربط اداره کل بسته به موضوع مناقصه و عضویت کارشناس مسئول حراست اداره کل و سه کارشناس خبره فنی بازرگانی متناسب با موضوع مناقصه تشکیل شود . به عنوان مثال در مناقصه خرید تجهیزات مجموعه های آموزشی و کمک آموزشی اعضای کمیته شامل 5 نفر 1-  معاون اداری مالی اداره کل و در صورت معاون ، متصدی پست سازمانی مشابه  2- کارشناس مسئول حراست 3- سه کارشناس فنی خبره ذیربط با مدرسین ذیصلاح آموزش و پرورش و متناسب با تجهیزات مورد مناقصه تعیین برای آنها ابلاغ صادر ، دعوت نامه ارسال ، پی گیری حضور در جلسات و امضاء صورت جلسات توسط 5 نفر عضو انجام پذیرد .

 

وضایف کمیته فنی بازرگانی :

الف ) قبل از بازگشایی پاکات

بررسی اسناد ارزیابی کیفی " ارجاعی از طرف مدیر کل استان " طی برگزاری جلسات لازم و دادن امتیاز به متقاضیان بر اساس معیارها م شاخص های مندرج در اسناد ارزیابی ، تنظیم صورت جلسه و ارائه به مدیر کل استان

در مناقصات دو مرحله ای که بررسی فنی بازرگانی انجام می شود دستگاه مناقصه گزار " کمیسیون مناقصه اداره کل پاکات ب را به کمیته فنی بازرگانی ارجاع می دهد ." کمیته مذکور در مهلت ذکر شده در صورت جلسه اول کمیسیون مناقصه اداره کل ، نسبت به برگزرای جلسات لازم اقدام و ارزیابی فنی بازرگانی پیشنهادات را بر اساس معیارها بر شاخص های ارزیابی که به طور صریح و شفاف در اسناد مناقصه ذکر شده است انجام و امتیاز هر یک از مناقصه گران را مشخص و صورت جلسه لازم را انجام و مستند می نماید . در صورت جلسه اسامی مناقصه گرانی که حائز حداقل امتیاز شده و همینطور اسامی مناقصه گرانی که امتیاز لازم را " حداقل امتیاز لازم که قبلاً در اسناد مناقصه ذکر شده است " کسب نکرده اند ذکر می شود .

ب) بعد از بازگشایی پاکات :

پس از گشودن پاکت های قیمت ، چنانچه بررسی قیمت ها و تجزیه کنترل مبانی آن لازم باشد ، کمیسیون مناقصه می تواند بررسی آن را به کمیته فنی بازرگانی ارجاع نماید و کمیته فنی بازرگانی حداکثر ظرف دو هفته نتیجۀ ارزیابی طی صورت جلسه ای به کمیسیون مناقصه اداره اعلام می کند " ردیف ب ماده 20 قانون "

یادآوری برخی موارد که عدم رعایت آنها ممکن است باعث تذکر دستگاه های نظارتی و یا ابطال مناقصه شده و برای دستگاه اجرائی مشکلاتی ایجاد نماید :

 

الف) خاص مناقصات پروژه ها :

– انجام برآورد صحیح کار

– تهیه نقشه های اجرائی کامل

– ظرفیت لازم کاری داشتن پیمان کاران ساختمانی

ب) کلیه مناقصات " امور پیمانکاری ، تأمین کالا و تجهیزات "

– تأمین اعتبار مکفی در موافقت نامه

– تدوین شرایطی در اسناد مناقصه که موجب رقابت آزاد گردد و از انحصاری شدن مناقصه پیشگیری کند .

– انجام ارزیابی کیفی " ارزیابی توان انجام تعهدات "پیمانکاران و تأمین کنندگان کالا بر اساس مفاد آیین نامه اجرائی بند ج ماده 12 قانون و دادن امتیازات بر اساس معیار هاو شاخص های ذکر شده در اسناد " مطابق فصل سوم آیین نامه مذکور برای مناقصه پروژه ها و فصل چهارم برای خرید تجهیزات و ……." ضروری است .     

–  دقت شود برای کلیۀ مناقصات عمومی دو مرحله ای ارزیابی کیفی ضروری و برای مناقصات محدود نیز به جز ( 1- استفاده از فهرست یک دستگاه مرکزی ( در صورت انتشار از طرف سازمان مرکزی نوسازی ) و یا از فهرست کوتاه مناقصه گران صلاحیت داری که پس از برگزاری عمومی یا محدود ارزیابی کیفی گردیده و حداکثر 2 سال قبل تهیه شده باشد ) ضروری می باشد .

– رعایت نصاب معاملات دولتی و عدم تقسیم پروژه به پروژه های کوچکتر ( و یا خرید تجهیزات و خرد کردن آن ) که موجب قرار از مقررات قانونی می شود .

– ارائه ضمانت نامه های معتبر از سوی مناقصه گران 

– رعایت مقررات نظام مستند سازی و اطلاع رسانی مناقصات ( مکتوب و الکترونیکی ) بر اساس آیین نامه اجرایی بند و ماده 23 قانون .

– داشتن گواهینامه صلاحیت معتبر پیمانکاران و تأمین کنندگان کالا

– داشتن حسن سابقه در کارهای قبلی

– فراخوان مناقصه بر اساس مفاد ماده 13 قانون تنظیم و روزنامه های کثیر الانتشار آگهی و در پایگاه ملی اطلاع رسانی مناقصات درج گردد .

– اسناد مناقصه مطابق مفاد ماده 14 قانون تهیه و بطور یکسان به همه متقاضیان تحویل شود .

– تشکیل به موقع جلسات مناقصه و فنی بازرگانی یا حضور کلیه اعضاء ، تنظیم صورت جلسات لازم و مطابق ماده 5 آیین نامه اجرایی  نظام مستند سازی و اطلاع رسانی قانون مستند شوند .

– تشکیل جلسات کمیسیون مناقصات دو مرحله  ای با حضور رییس دستگاه ( مدیر کل استان ) مطابق بند ماده 5 قانون

– لاک و مهر بودن کلیه پاکت های پیشنهادی و رسید دبیرخانه

– مکلف بودن دستگاه مناقصه گزار ( اداره کل استان ) به درج محل و زمان گشایش پیشنهادها در فراخوان ( ردیف 4 بند الف ماده 13 قانون ) و اسناد مناقصه ( ردیف 3 بند ب ماده 14 قانون ) و اجرایی نمودن آن .

– مکلف بودن دستگاه مناقصه گزار ( اداره کل استان ) به دعوت از مناقصه گران یا نمایندگان آنها جهت حضور در جلسه گشایش پیشنهاد های مالی ( بند د ماده 18 قانون ) بنابراین تهیه فرم دعوت نامه و اخذ رسید از دعوت شونده تهیه فهرست اسامی مناقصه گران ، حاضران و شرکت کنندگان در جلسه و ضمیمه نمودن آن به صورتجلسه کمیسیون مناقصه ( با ذکر نام و نام خانوادگی ، سمت ، امضاء ) می تواند دلیل محکمی بر برگزاری مناقصه قانونی باشد .

" فرآیند برگزرای مناقصات و یادآوری برخی نکات آن ( ماده 9 قانون برگزاری مناقصات ) "

الف) تأمین منابع مالی :

اداره کل استان مکلف است نسبت به پیش بینی منابع مالی معامله در مدت قرارداد اطمینان حاصل و مراتب را در اسناد مرتبط قید نماید ( بند الف ماده 10 قانون )

– موضوع پیش بینی منابع مالی و و نحوه ضمان تأخیر تعهدات برای انجام معامله باید به صراحت در شرائط و اسناد مناقصه قید و تعهد شود . ( بند ب ماده 10 قانون )

ب) تعیین نوع مناقصه ( یک مرحله ای و دو مرحله ای ، عمومی یا محدود )

ج) تهیه اسناد مناقصه ( مطابق مفاد 14 قانون تهیه گردد ) ذیلاً برخی نکات که ذکر آنها در اسناد مناقصه الزامی است یادآوری می گردد :

– در اسناد مناقصه ضروری است شرح کار ، مشخصات فنی بازرگانی ، استانداردها ، نوع ، کمیت و کیفیت کالا یا خدمات لحاظ گردد .( ردیف 6 بند ب ماده 14 قانون )

– معیار ها و روش ارزیابی کیفی مناقصه گران به طور صریح و شفاف درج گردد ( ردیف 8 بند ب ماده 14 قانون و فصول سوم ، چهارم آیین نامه ارزیابی کیفی مناقصه گران )

– معیارها و روش ارزیابی فنی بازرگانی پیشنهادها درج گردد ( بند الف ماده 29 قانون )

– ضریب تأثیر بر حسب اهمیت کیفیت مورد انتظار بین 10 تا 40 درج گردد ( تبصره 1 ردیف 5-1 و 5-2 ذیل بند الف ماده 12 آیین نامه نظام مستند سازی )

– حداقل امتیاز فنی بازرگانی بین 50 تا 70 درج گردد ( تبصره 2 ذیل بند الف ماده 12 آیین نامه نظام مستند سازی )

– حداقل امتیاز ارزیابی کیفی ( بین 70 تا 50 درج گردد )

– در اساد مناقصه درج گردد که ارزیابی مالی پیشنهادهای پذیرفته شده بر اساس فرمول قیمت تراز شده ردیف 5-1 ذیل بند الف ماده 12 آیین نامه نظام مستند سازی انجام و کمترین قیت تراز شده برنده مناقصه خواهد بود که بر اساس قیمت پیشنهادی مناقصه گری که کمترین قیمت تراز شده را کسب کرده باشد قراردادت منعقد می گردد .

– در اسناد مناقصه حد نصاب تعداد مناقصه گران مورد نظر اداره  کل درج گردد ( مستنبط از بند 1 ردیف الف ماده 24 قانون ) می توان 2 یا 3 و یا بیشتر را تعیین نمود اما در صورتی که به هر دلیل درج نگردیده باشد به نظر می رسد با توجه به مفاد مواد 6 ، 20 ، 21 قانون حداقل نصاب لازم در مناقصات سه مناقصه گر باشد .

– در اسناد مناقصه مدت اعتبار پیشنهادات به تشخیص اداره کل درج گردد ( دو ماه ، سه ماه و یا بیشتر) و قراداد با برنده مناقصه می بایست پیش از پایان مدت اعتبار مذکور منعقد گردد ( بند الف و ب ماده 21 قانون )

– میزان تضمین معتبر شرکت در مناقصه ( حداقل 5 درصد برآوردی معامله برای مناقصه خرید کالا و تجهیزات و مطابق بند الف ماده 5 آیین نامه تضمین برای معاملات دولیت برای مناقصات پیمان کاری پروژه ها )

د) ارزیابی کیفی منافصه گران ( ارزیابی توان انجام تعهدات ، ردیف ب بند الف ماده 9 قانون ، ماده 12 قانون و آیین نامه اجرایی بند ج ماده 12 قانون )

– قبل از انتشار آگهی ارزیابی کیفی اقدامات مندرج در ماده 6 آیین نامه ارزیابی کیفی انجام شود .

– ارزیابی کیفی باید در ابتدای فرآیند مناقصه انجام شود و پیش از گشودن پاکت های الف ، ب ، ج این مهم انجام شود .

– آگهی ارزیابی توان انجام تعهدات ( ارزیابی کیفی ) می بایست قبل یا همزمان با فراخوان مناقصه ( با شرط اینکه حداقل دو هفته زمان داده شود ) در روزنامه های کثیر الانتشار و سامانه اطلاع رسانی مناقصات درج گردد و اسناد ارزیابی به طور مساوی و عادلانه بین متقاضیان توزیع شود .

– مفاد آگهی ارزیابی کیفی می بایست حداقل های پیش بینی شده در ماده 7 آیین نامه ارزیابی کیفی را شامل شده باشد .

– در اسناد ارزیابی کیفی معیارها و روش های ارزیابی و حداقل امتیاز قابل قبول ( بین 70 تا 50 ) بر اساس فصل سوم آیین نامه اجرایی ارزیابی کیفی برای مناقصه پروژه ها و بر اساس فصل چهارم آیین نامه مذکور برای مناقصات تأمین تجهیزات و کالا بطور صریح و شفاف با ذکر اهمیت وزنی و روش محاصبه و حداقل امتیاز قابل قبول درج گردد .

– به طور معمول اسناد ارزیابی کیفی در یک زون کن مناسب از طرف مناقصه گر به دستگاه مناقصه گزار تحویل می گردد و این موضوع را می توان در اسناد ارزیابی ( نحوه ارائه اسناد ارزیابی بصورت زون کن و یا پاکت ) نیز درج نمود .

– در صورت ارزیابی کیفی در ابتدای فرآیند مناقصه انجام گردد بعد از انقضای مهلت ( حداقل دو هفته باید فرصت داده شود ) و تحویل اسناد ارزیابی مناقصه گران ، کمیتۀ فنی بازرگانی دستگاه مناقصه گزار نسبت به بررسی و ارزیابی ( و در مورد کالا ، بررسی نمونه های آن به میزان امتیاز و وزن آن را در اسناد ارزیابی مشخص نموده است ) و تهیه فهرست کوتاه اقدام و صورت جلسه لازم تنظیم و به کمیسیون مناقصه اداره کل ارجاع می گردد .

– دعوت نامه مناقصه برای تمامی شرکت های فهرست کوتاه ( طبق بند الف ماده 10 آیین نامه ارزیابی کیفی حداقل 5 مناقصه گر در کارهای پیمان کاری و سه مناقصه گر در مناقصه تأمین کالا و تجهیزات ) با قید مدت لازم ارسال می شود و درخواست می شود پیشنهادات خود را در پاکات الف ، ب ، ج لاک و مهر شده ( در طی مدت از پایان مدت ارائه اسناد مناقصه ) به دستگاه مناقصه گزار تحویل نمایند .

– مدت حداقل 10 روز ( پس از تاریخ دعوتنامه که از وصول آن به طریق مقنضی اطمینان حاصل می شود ) برای مناقصه گران در اخذ اسناد مناقصه ( اخذ پاکات الف ، ب و ج ) الزامی است .

توجه : در صورتی که فرصت کافی داشته و تعجیل در کار نباشد ارزیابی کیفی ( حداقل دو هفته به مناقصه گران فرصت داده می شود ) انجام و بعد از تشکیل جلسات ارزیابی و دادن امتیاز به مناقصه گران ، از مناقصه گرانی که حداقل امتیاز ارزیابی کیفی را کسب نموده باشند برای ارائه اسناد مناقصه ( پاکات الف ، ب و ج ) و با دادن حداقل فرصت 10 روزه به آنان دعوت به عمل می آید . اما در صورتی که فرصت کافی نداشته و بخواهیم در کمترین زمان ممکن مناقصه برگزار گردد با دادن حداقل فرصت 14 روزه ( برای ارائه اسناد ارزیابی کیفی و پاکات الف و ب و ج ) مناقصه برگزرا می گردد . بدیهی است در هر صورت با توجه به اینکه آگهی ارزیابی کیفی ( و یا آگهی مناقصه برای حالت دوم فوق ) در روزنامه های کثیرالانتشار درج شده مناقصه عمومی تلقی می شود .

– ارزیابی کیفی مناقصه گران می بایست طبق مفاد ماده 5 آیین نامه ارزیابی کیفی ( آیین نامه اجرایی بند ج ماده 12 قانون ) مستند سازی و اطلاع رسانی گردد .

مستندات پاکت ب ( ارزیابی فنی بازرگانی ) توسط کمیته ارزیابی فنی بازرگانی اداره کل بررسی و بر اساس معیارها و شاخص های مندرج در اسناد مناقصه امتیاز هر مناقصه گر مشخص و طی صورت جلسه ای نتیجه به کمیسیون مناقثه اداره کل ارجاع می گردد .

ه) فراخوان مناقصه :

مفاد فراخوان می بایست حداقل های پیش بینی شده در ماده 13 قانون را در بر گرفته و مطابق ماده 7 نظام مستند سازی و اطلاع رسانی مناقصات مستند گردد .

و) ارزیابی پیشنهادها :

رعایت مفاد موارد 15 ، 16 ، 17 ، 18 ،19 و 20 قانون برگزاری مناقصات در ارزیابی پیشنهادها

ارزیابی پاکت الف حاوی تضمین شرکت در مناقصه توسط کمیسیون مناقصه ( با حضور ذی حساب و سایر اعضا ) ارزیابی پاکت ب توسط کمیته فنی بازرگانی و ارزیابی مالی توسط کمیسیون مناقصه انجام می گیرد .

مهلت قبول پیشنهادها و  در مورد مناقصات داخلی و بین المللی از آخرین مهلت تحویل اسناد مناقصه به ترتیب نباید کمتر از 60 روز و یک ماه باشد ( بند ب ماده 15 قانون )

حداقل زمان لازم برای تکمیل استعلام ارزیابی کیفی از آخرین روز توزیع استعلام ها دو هفته می باشد ( بند ث ماده 8 آیین نامه ارزیابی کیفی )

ز) تعیین برنده مناقصه و انعقاد قرارداد

رعایت مفاد ماده 20 قانون ( ارزیابی مالی ) و ماده 21 قانون ( انعقاد قراداد) الزامی است .

هنگام ارزیابی مالی مناقصه گری که مناسب ترین قیمت را حائز شده باشد به عنوان برنده اول اعلام خواهد شد و برنده دوم در صورتی اعلام می شود که تفاوت قیمت پیشنهادی با برنده اول کمتر از مبلغ تضمین باشد ( بند الف ماده 20 قانون ) در غیر این صورت مناقصه فاقد برنده دوم خواهد بود .

ارزیابی مالی ( بازگشایی پاکت ج فقط مناقصه گرانی که حداقل امتیاز فنی بازرگانی را کسب نموده اند ) صرفاً بر اساس فرمول قیمت تراز شده انجام پذیرفته و مناقصه گری که کمترین قیمت تراز شده را کسب نموده باشد به عنوان برنده مناقصه تعیین می گردد (ردیف 5-1 بند الف ماده 12 آیین نامه نظام مستند سازی و اطلاع رسانی)

قرارداد با برنده مناقصه باید پیش ازپایان مدت پایان اعتبار پیشنهادها ( درج شده در اسناد مناقصه ) منعقد شود بعد از عقد قرارداد تضمین پیشنهاد دهنده دوم مسترد می گردد . ( بند الف ماده 21 قانون ).

 

لینک بخش اول مقاله